Secretária remota ou assistente virtual são algumas das maneiras de chamar esse serviço que tem conquistado a atenção de negócios de diferentes segmentos.
Cada vez mais, clínicas médicas, escritórios de advocacia e empresas da área de tecnologia têm procurado por essas profissionais para priorizar um melhor atendimento.
Se você é advogado e sente que precisa de ajuda para otimizar o seu tempo, dedicando-se às atividades que precisam mais da sua atenção, então provavelmente a secretária virtual é uma boa alternativa.
Para entender melhor como funciona esse serviço e quais as principais vantagens de contratar essa profissional, continue a leitura!
Neste conteúdo, você vai ver:
- O que faz uma secretária remota?
- Quais as vantagens de uma secretária virtual para advogado?
- Como contratar uma secretária remota?
O que faz uma secretária remota?
As secretárias virtuais são pessoas que prestam o serviço de assistentes a distância, ou seja, não ficam alocadas na empresa. Apesar disso, atendem e realizam diferentes tarefas em nome da organização.
Muitas vezes, os empreendedores não dão a atenção necessária para o atendimento telefônico. Com o acúmulo de chamadas não atendidas e sem tempo disponível para realizar essa ação que parece tão simples, mas de fundamental importância para qualquer negócio.
A contratação de secretárias remotas pode fazer a diferença principalmente nos escritórios de pequeno e médio porte, em que o gestor está acostumado a realizar diferentes tarefas diariamente.
Afinal, não tem como se dedicar em prestar um bom atendimento telefônico, ao mesmo tempo em que cuida da sua agenda e analisa os processos que estão em andamento. É exatamente nesse cenário que a secretária virtual para advogados faz a diferença.
Algumas das atividades que as assistentes virtuais podem realizar são:
- atendimento telefônico ativo e receptivo;
- atendimento do WhatsApp para advogados;
- tarefas administrativas;
- controle de agenda e compromissos;
- organização de arquivos;
- planejamento de viagens;
- relacionamento com o cliente;
- organização das contas a pagar ou a receber.
A verdade é que os serviços que você espera de uma secretária remota devem ser acordados previamente, e podem variar de acordo com as suas necessidades.
Ou seja, isso traz inúmeros benefícios quando pensamos em como pode melhorar a rotina, uma vez que tem uma profissional qualificada responsável por outras áreas.
Além disso, este pode ser um serviço complementar ao de uma secretária presencial em seu escritório de advocacia. Afinal, entendemos que a presença por vezes é necessária.
Entretanto, muitas vezes uma única assistente não consegue dar conta de todas as atividades diárias, ainda mais se o negócio estiver em expansão.
Para que a secretária presencial consiga dar mais atenção à organização das reuniões presenciais, por exemplo, uma assistente remota pode preocupar-se com o atendimento telefônico ou das redes sociais.
Quais as vantagens de uma secretária virtual para advogado?
Agora que você já entende um pouco mais sobre o que faz uma secretária virtual para advogado, é o momento de conhecer os benefícios em contratar esse serviço. Confira os principais.
1. Prestação de serviço de qualidade
O atendimento ao cliente é uma das áreas mais importantes de qualquer empresa. Além disso, a organização da agenda e dos compromissos são essenciais para a eficiência das tarefas de todo advogado.
Ter esse serviço feito por uma profissional qualificada torna a experiência do cliente em algo positivo, com possibilidades de fidelização. Além disso, uma vez que a secretária não precisa se deslocar até o local de trabalho, tem mais energia e foco para realizar suas tarefas com eficiência.
2. Custo mais baixo
Um dos principais benefícios de uma secretária virtual em relação a uma contratação CLT são os custos mais baixos, e isso ocorre por diferentes motivos.
Primeiramente, como a assistente virtual trabalha de casa, o gestor não precisa se preocupar em ter espaço no local de trabalho e nem com os equipamentos necessários, como telefone ou computador.
Mas a principal economia nos gastos está na isenção de encargos trabalhistas, uma vez que não possui vínculo empregatício. Isso porque a contratação funciona como uma terceirização do serviço.
3. Otimização do tempo
Delegar atividades referente ao atendimento, suporte e até mesmo financeiro, caso necessário, entre outras tarefas, para a secretária remota dá mais tempo ao advogado para dar atenção ao seu trabalho e aos seus clientes.
Além disso, você poderá perceber uma maior otimização dos processos da empresa, uma vez que as atividades cotidianas são feitas com mais praticidade.
Outra questão relevante é que, caso seja do seu interesse, a secretária remota pode atender também por outros canais de atendimento, como WhatsApp ou até mesmo as redes sociais.
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4. Atendimento personalizado
Por fim, não podemos terminar esse conteúdo sem falar sobre a importância do atendimento humanizado e personalizado.
Esse é um conjunto de técnicas de atendimento, capazes de despertar no cliente a percepção de que suas necessidades e expectativas foram atendidas. Esse serviço ainda deve garantir que o usuário tenha uma boa experiência com a empresa.
Com um investimento nessa área, é possível encontrar outros benefícios, como:
- entrega de valor e maior satisfação;
- fidelização de clientes;
- divulgação boca a boca e atração de potenciais clientes;
- percepção positiva da organização no mercado.
Agora você já entende as vantagens de ter uma secretária para ajudar com os assuntos burocráticos e administrativos do seu dia a dia, certo?
Além disso, imagina ter alguém disponível para atender as chamadas telefônicas de forma personalizada e eficiente, sem que os seus clientes liguem no seu celular ou deixando recados em secretárias eletrônicas?
Como contratar uma secretária remota?
As secretárias remotas podem ser contratadas tanto diretamente com as profissionais quanto com empresas que terceirizam o serviço. Nesse caso, é necessário avaliar o que é mais vantajoso para o seu escritório.
Normalmente, as companhias que oferecem o serviço de secretária virtual para advogados possuem outros diferenciais, como:
- atendimento humano receptivo;
- agendamento e confirmação de reuniões;
- registro detalhado por e-mail e/ou SMS;
- sigilo absoluto de informações;
- gravação das ligações;
- suporte;
- acesso à área de clientes com relatórios.
O importante é lembrar que uma empresa que fornece atendimento telefônico precisa ser uma parceira do seu negócio. Afinal, ela será responsável por uma das áreas que envolve o atendimento do cliente, fundamental para manter o bom relacionamento.
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