Um ERP jurídico é um conjunto de aplicativos ou módulos integrados para a gestão do escritório de advocacia. Entenda mais sobre ele no decorrer do texto.
- ERP Jurídico: o que é e como funciona?
- Quais os benefícios de um ERP para o escritório?
- Por que e como escolher um ERP para o seu escritório?
- Existem relações entre o sistema ERP jurídico e a segurança de dados?
- Como utilizar o sistema ERP para os diferentes portes de escritório?
- Conclusão
Imagine que seu escritório não consegue concluir alguns casos no tempo certo, que seus clientes estão insatisfeitos e constantemente cancelando seu serviço, e claro, imagine que isso de fato está começando a impactar negativamente o seu escritório.
O que, além de não ser nada bom para a saúde do escritório, também não é nada bom para a sua imagem no mercado, além do mais, quanto mais insatisfeitos forem os seus clientes, pior será a forma que as pessoas irão te ver.
Grande parte dos advogados almeja conquistar o título de Melhor Escritório de Advocacia do Brasil, porém, poucos deles conseguem.
Para que você seja considerado um grande advogado, e para que o seu escritório seja considerado um escritório de advocacia de sucesso, você precisa se esforçar muito, prezar por um serviço de qualidade, além de manter sua imagem positiva nos meios de comunicação.
Hoje muito se fala sobre cancelamento, não apenas o cancelamento de serviço como mencionado acima, mas também o cancelamento no mundo virtual, que impacta muitos profissionais, sendo ou não do meio jurídico, que cometem erros e adquirem uma imagem negativa na mídia.
Sem contar que, alguns erros na advocacia podem não só impactar a imagem do advogado no mercado, como também a forma com que o mesmo é visto pela OAB, que é a organização regulamentadora dos advogados no Brasil.
Apesar disso, você sabe que sempre vai buscar uma forma de melhorar e conseguir gerenciar melhor o seu escritório, para de fato conseguir se tornar uma referência no seu nicho de atuação, e claro, um advogado de sucesso.
E para isso, por que não pensar em como as grandes empresas desenvolvem seus sistemas internos?
Mesmo que essas empresas não estejam na advocacia, algumas estratégias de gerenciamento transcendem as barreiras lógicas e podem servir para mais de um negócio.
Assim como o marketing não se trata de uma única estratégia específica para um segmento, mas sim um conjunto de estratégias que de fato deram e continuam dando certo.
Agora, se você quer parar de perder clientes, aumentar seu lucro e de fato se classificar como um advogado de sucesso no meio jurídico, duvido que vai perder o nosso artigo sobre ERP, que é um sistema integrado de gestão de empresas, e que de fato pode funcionar no meio jurídico.
Que tal fazer a diferença para o seu escritório?
ERP Jurídico: o que é e como funciona?
De fato, já te dei uma prévia no trecho acima sobre o que é o ERP, que claro, é um sistema integrado de gestão empresarial, mas afinal, você realmente sabe o que isso significa?
Há muito se fala sobre gerenciamento empresarial, que pode e deve ser aplicado em um escritório de advocacia, que de certa forma também é uma empresa, que contrata funcionários, têm sócios, faz pagamentos, paga impostos, etc.
E, como toda estratégia de marketing, assim como já mencionado anteriormente, porque não utilizar estratégias que dão certo na concorrência e em outros nichos do mercado, na advocacia?
Apesar do que muitos imaginam, a advocacia não é completamente repleta de burocracias, jurisprudência ou precisa, de fato, ter aquele visual dos escritórios mais tradicionais de antigamente.
Um advogado, assim como outro profissional no mercado, precisa realizar vendas, atrair pessoas, compartilhar informações, claro que, sempre respeitando o código de ética da OAB.
Mas, para que o advogado consiga prospectar clientes e apresentar uma boa imagem ao mercado, ele precisa manter o seu escritório em ordem.
Agora, imagine não conseguir manter essa organização e perder constantemente diversas informações, processos, dados importantes e com isso perder cada vez mais clientes… Não parece nada bom para o escritório, certo?
Corretíssimo. E, contextualizando um pouco mais sobre o ERP, saiba que ele funciona como um sistema integrado, ou seja, um único sistema que “junta” todos os outros, formando assim um único local com todas as informações.
Ou seja, o ERP Jurídico é um sistema único que reúne e interliga todos os dados e processos de uma organização, seja ela do meio jurídico ou não, em um único sistema.
Dessa forma, podemos observar que a integração dessas informações pode fazer com que o fluxo de dados se torne mais fluido, e dessa forma essas informações são compartilhadas com mais facilidade dentro ou fora do escritório.
E claro que, pensando nos benefícios citados acima, um sistema de ERP implementado em seu escritório de advocacia, pode ajudar na eliminação de informações duplicadas, ou seja, um mesmo documento de um mesmo caso que só está ocupando mais e mais espaço no seu ambiente de trabalho.
Em um todo, o ERP poderá te ajudar a administrar as contas a pagar e receber, monitorar suas vendas, e claro, a compra dos seus serviços. E claro que, o ERP também ajuda na gestão de pessoas, então saiba que você vai conseguir gerenciar melhor os seus clientes e funcionários, prezando sempre pela produtividade, é claro.
E, caso ainda esteja difícil de visualizar, vou te ajudar um pouquinho mais.
O ERP Jurídico funcionará como uma base de dados do seu escritório, que reunirá todas as informações de diversos setores do escritório, como a área de finanças, a área de processos, entre outros setores, em uma única plataforma de operações integradas.
Parece até um sonho, mas não é. É real, e você pode facilmente conseguir implementá-la no seu escritório e parar com os cancelamentos.
Quais os benefícios de um ERP Jurídico para o escritório?
Além dos benefícios citados acima, acredito que seja importante você entendê-los particularmente, já que são muitos e é importante entender todas as questões, para de fato analisar se é aplicável no seu escritório.
Então, sem mais delongas, que tal conhecer alguns desses benefícios?
Automação
A automação é uma questão muito discutida, não só nos escritórios de advocacia, como em qualquer outra área de mercado, como por exemplo no Marketing.
Constantemente informamos e compartilhamos em nossas redes sociais a importância de pensar na automação para o seu escritório, como a automação de marketing com marketing jurídico, a automação de e-mail, automação de processos, dentre outras.
E não seria diferente ao citarmos o ERP, já que ele é, de fato, a automação em pessoa, ou deveria ser em software?
E claro, para esclarecer um pouquinho para você, um software é como um programa de computador, celular, etc, como por exemplo o sistema Linux, que já foi muito famoso nos computadores mais antigos, e até em alguns casos atuais, ou o Zendesk, um dos maiores softwares quando se fala em atendimento ao cliente.
De toda forma, acredite quando digo que, a automação é muito importante em um escritório de advocacia que se mantém ativo no mercado, assim como para diversas outras empresas no mercado.
Com processos de automação implantados em seu escritório, você consegue ter mais tempo, aumentar a sua produtividade e a do seu time, além de deixar de lado erros comuns que cometemos no dia a dia, como a falta de atenção, esquecimento, etc.
Redução de custos
Os custos de um escritório são grandes, isso não é novidade, mas pense, gastar com um local para fixar seu escritório, gastar com a contratação de pessoal, com contas básicas como água, luz, dentre outras, não deve ser fácil.
Outro ponto que bate muito na tecla dos custos é a prospecção de clientes, já que o advogado precisa gastar constantemente com campanhas de prospecção, artigos, e caso não produza seus próprios conteúdos, você também irá precisar gastar com profissionais que entendam do meio jurídico para produzir conteúdos e designs que respeitem o código de ética da OAB.
E, caso você não saiba como fazer suas próprias campanhas e o seu marketing, vai precisar contratar um escritório, empresa ou agência que saiba realmente como fazer isso, o que, cá entre nós, pode não ser muito barato.
Além disso, os custos para prospectar um novo cliente para o escritório são MUITO maiores do que os custos em aplicar ações para aumentar sua retenção de clientes, então vale muito a pena considerar pequenas mudanças no escritório, que de fato poderão fazer a diferença.
A advocacia é um nicho extremamente competitivo no mercado, existe muita exigência dos clientes, muita exigência dos órgãos regulamentadores, e do mercado em si, que requer uma constante adaptação e atualização de estratégias para que continue ativo no mercado.
E, caso você não seja “atrativo” o suficiente para o seu cliente, ele poderá ir atrás da concorrência e você mais uma vez vai perder um cliente e aumentar ainda mais os gastos do escritório.
Acompanhamento de vendas
Sempre encontramos diversas questões dos advogados sobre o setor comercial, alguns têm dificuldade em compartilhar as mesmas informações, manter os processos iguais e evitar confusões.
Além disso, caso você não acompanhe com frequência o seu processo de venda, já que quando uma pessoa contrata o seu serviço como advogado, você está vendendo-o, então, sem o devido acompanhamento você não conseguirá implementar boas estratégias e prospectar clientes.
O processo de venda pode ser um tanto quanto cansativo para o cliente, e caso você não saiba lidar adequadamente com a jornada do cliente no seu escritório, acompanhando-o quando necessário, toda essa jornada vai ficar extremamente cansativa para o cliente, e ele pode acabar ficando cansado de você e do seu escritório.
Acompanhar a jornada do cliente e facilitá-la ao máximo para o seu cliente, pode ser considerado como “uma venda garantida”.
E, fazendo o devido acompanhamento de suas vendas, você pode garantir que as questões relacionadas às vendas ocorram conforme o desejado e planejado, além de conseguir sanar com mais facilidade as dúvidas dos seus clientes.
Transparência e segurança
A segurança é um assunto muito discutido por diversos clientes, e não poderia ser diferente, certo?
Quando um cliente contrata um advogado, ele está em um momento muito vulnerável, já que algumas de suas áreas mentais, como aquelas que despertam dor emocional e até os tira do sono, está sendo constantemente perturbada pelo problema.
O que, vale mencionar que, em algumas ações de marketing, estratégias ligadas aos gatilhos mentais são muito utilizadas, como gatilhos mentais que despertam urgência, que ajudam o cliente a enxergar algum problema, ou até que exploram a dor daquele cliente, como uma ajuda no momento que ele mais precisa.
O caso é, se o seu cliente confia em você, é porque você consegue transmitir segurança a ele, você consegue mostrar, seja em palavras, ações ou apenas pela sinceridade, que ele pode confiar em você e que você estará ali para apoiá-lo e de fato ajudá-lo com aquele problema.
E, sendo transparente com o seu cliente, você consegue gerar essa confiança. Em alguns casos é difícil para alguns advogados ser completamente sincero, mas, com um sistema onde você pode confiar que as informações reunidas são verídicas, você mesmo consegue ter mais confiança, para auxiliar o seu cliente no que for necessário.
Diminuição de erros
Muitos escritórios perdem um ou vários clientes por erros bobos que podem ser evitados com mais organização, como por exemplo perder documentos e informações importantes no decorrer de um caso.
Um sistema de gestão de informações integrado pode te ajudar com isso, já que nenhuma informação estará em qualquer outro lugar que não aquele em específico.
Nisso, você pode ter acesso a todas as informações de qualquer profissional que está trabalhando no caso, então, tudo o que ele falar para o cliente e registrar no sistema, você terá acesso e poderá controlar.
Erros bobos podem ser evitados por pequenas ações e estratégias, então tenha em mente que você pode estar perdendo clientes por desatenção.
Uma coisa que sempre discutimos em nossas ações internas sobre os erros é que, um erro novo, é sempre uma chance de aprendizado e é sempre uma forma de mudar algo que está dando problema no escritório.
Mas, um erro antigo e repetido, é pura ignorância, isso porque você já cometeu aquele erro, você já entendeu os motivos que o levaram a cometer aquele erro, e de fato sabe como mudar para não tornar a cometer esse erro, mas, ainda assim, continua cometendo repetidamente o mesmo erro.
Então, acredite quando digo, um sistema de ERP pode e vai te ajudar a não cometer mais erros, ajudando em mudanças internas muito importantes para o escritório.
Auxílio na tomada de decisão
Existem muitas questões que podem nos levar a deixar de tomar uma decisão importante, ou então tomá-la na impulsividade, o que pode ser evitado com um sistema de ERP Jurídico.
A tomada de decisão pode ir desde uma decisão fútil do dia a dia, como “tomar ou não tomar um café depois do almoço?” ou então ser uma decisão mais robusta e importante, como “investir ou não investir em determinada ação de marketing?”.
De toda forma, essas decisões trarão coisas boas ou ruins para o escritório e para você, mas o que consideramos mesmo como importante na tomada de decisão, é o peso que isso terá, ou seja, qual será o impacto dessa decisão para você, sua carreira, seu escritório, seus colaboradores, etc.
Um sistema integrado de dados funciona dessa forma na tomada de decisões. Como ele será um único lugar, em que todas as informações estarão reunidas e poderão ser gerenciadas da melhor forma, você consegue pensar nas melhores ações para o seu escritório.
Como no caso da perda de clientes, você pode analisar com as informações reunidas no sistema, quais os problemas que estão causando a saída desses clientes, e como resolver essas questões.
A tomada de decisão é muito mais fácil e assertiva quando você tem todos os dados dos quais precisa para fazer as melhores escolhas, então, porque não investir em um sistema de ERP Jurídico para o seu escritório?
Por que e como escolher um ERP para o seu escritório?
Apesar de já ter mencionado diversos motivos para que você adote um sistema de ERP no seu escritório, alguns podem não ter ficado tão claros no decorrer deste artigo, como a automação, a praticidade, o alinhamento, dentre outras.
O dia a dia do advogado pode ser um tanto quanto conturbado, onde o mesmo precisa se locomover entre reuniões com clientes, com sócios, ou demais pessoas, precisa comparecer em audiências em diversos tribunais.
O que, vale mencionar, que com o avanço da tecnologia e o nosso recém-estado de pandemia mundial, se tornou comum realizar audiências online, o que para alguns profissionais do meio jurídico foi como uma salvação, mas que para outros apenas se tornou uma dor de cabeça.
E, assim como estamos mencionando o sistema de ERP jurídico como uma inovação no direito, as audiências online também se tornaram uma inovação que trouxe mais praticidade para o dia a dia do advogado.
Somente o fato de não ter que se locomover por longas distâncias, já é admirador, outro ponto é que o avanço da tecnologia e a inovação que ela representa na advocacia, proporciona a diversos advogados um leque maior de possibilidades.
Por isso é necessário pensar em uma carreira no digital, o que muitos advogados andam optando, já que você pode atender clientes sem limitações geográficas, um ponto a favor das audiências online.
Olhando para o lado do ERP jurídico, que é o nosso foco neste artigo, o fato de deixar de trabalhar com diversas pastas e documentos, além de ajudar o meio ambiente, facilita o nosso dia a dia.
Você consegue mais espaço no escritório, tem menos dor de cabeça, pois sabe onde cada coisa vai estar, e pode encontrá-la a um clique de distância, e, o fato de ter a possibilidade de atuar com mais pessoas na advocacia, um ERP te proporciona mais praticidade e facilidade ao gerenciar todas essas pessoas.
Claro que, ao analisar a possibilidade de implementar um sistema de ERP no seu escritório, você precisa analisar diversas questões, para poder escolher o melhor e mais ideal para você, seus escritórios, e seus colaboradores.
Uma questão importante ao se escolher um ERP jurídico, é pensar e analisar quais as áreas e setores, processos, etc, prioritários para você e para o seu escritório, considerando também quantas pessoas estarão desenvolvidas nesse processo/mudança.
Analisando pontos como esses, você consegue definir melhor suas metas, motivações, objetivos, e por fim escolher um sistema que seja adequado para você e o seu trabalho, priorizando a praticidade e facilidade de implementação do mesmo.
Sabe quando você vai de loja em loja procurando por um calçado que melhor se enquadre no seu perfil, sendo considerado o estilo e o custo? Pois bem, com um sistema ERP não seria diferente, portanto faça pesquisas e avalie as opções do mercado, colocando na balança seu custo-benefício.
Se no fim, você balancear todas essas informações e concluir sua análise, com certeza terá uma ótima opção de sistema para o seu escritório, uma que será fácil de implementar e se adaptar, tornando ela um benefício para o escritório, ao invés de mais uma dor de cabeça.
Assim como no marketing digital, você precisa apenas encaixar a melhor opção, aquela que dá mais resultado, que é mais viável e satisfatória, para de fato fazer com que dê certo, não apenas no início, mas sim ao longo prazo.
E, ainda que nem todas estratégias durem para sempre, um sistema qualificado de ERP aplicado e adaptado da melhor forma para o seu escritório, pode te ajudar por muito tempo, até que você consiga encontrar uma outra forma de seguir o seu caminho e traçar sua trajetória na advocacia e no mercado jurídico.
Existem relações entre o sistema ERP jurídico e a segurança de dados?
O sistema de ERP Jurídico funciona como uma base de dados, onde você armazena mais de uma informação sobre os diversos setores do seu escritório, e quando questionamos se há relações entre um ERP e a segurança de dados, podemos afirmar haver de fato.
Criptografia
A criptografia é construída pensando na proteção de informações de terceiros, ou seja, ela armazena informações e mensagens trocadas entre dois indivíduos ou mais, protegendo-a de terceiros que possam tentar acessar essas informações.
Ouvimos muito sobre a criptografia nos filmes, principalmente naqueles que envolvem investigação ou casos relacionados ao governo, e, de fato, as criptografias podem ser utilizadas em casos de investigações policiais na vida real.
Um sistema de ERP, que funciona como uma base de dados, tem como objetivo armazenar diversas informações do seu escritório, assim como possíveis conversas entre você e seus clientes, assim como os dos seus sócios.
Portanto, um ERP tem mais haver com a segurança de dados do que você pode imaginar.
E, caso ainda esteja em dúvida sobre o que vem a ser criptografia, saiba que ela está completamente presente no seu dia a dia, como por exemplo no seu WhatsApp, onde, sempre quando você inicia uma conversa, você pode observar uma mensagem da plataforma te informando sobre as mensagens serem protegidas por criptografia.
Firewalls
Ouvimos muito sobre um firewall, normalmente traduzido do inglês como corta-fogo ou corta-fogos, normalmente ele é encontrado ou implementado em redes de computadores.
O principal objetivo de um firewall é aplicar políticas de segurança a um ou mais pontos de rede, geralmente associado as redes TCP/IP.
É comum constatarmos a presença de um firewall em nosso dia a dia por meio de nossos antivírus, que protegem os nossos dados na rede comum que utilizamos todos os dias.
E vem daí a sua relação com um ERP Jurídico, onde, os dados ficam armazenados em bases de dados, sendo assegurados por meio da criptografia e firewalls que prezam pela segurança da informação, tanto a de seus clientes, quanto as informações do seu próprio escritório.
Hoje em dia, com o avanço da tecnologia, é cada vez mais comum vermos formas diversas de protegermos os nossos dados no mundo virtual, que está cada vez mais fazendo parte da nossa realidade.
A tecnologia é algo presente em nossa vida agora, e com o anúncio de realidades virtuais cada vez mais imersivas, como o próprio metaverso, se torna cada vez mais necessário pensarmos e desenvolvermos estratégias que tenham relação com a segurança de dados.
Ao contrário do que muitos pensam, a internet não é um mundo sem regras, mesmo essa que já estamos acostumados, como também a que virá com a implementação do metaverso em nossa realidade futura.
E, para garantir a segurança das informações ou demais áreas virtuais, podemos contar com leis como a LGPD, assim como o Marco Civil da internet.
Controle de acesso de dados
Os dados, em nossa realidade virtual, são extremamente importantes, são eles que determinam os sucessos em estratégias de marketing, são eles as informações de cada negócio, de cade pessoa no mercado, tanto jurídico quanto o mercado de vendas comum.
O controle de acessos de dados é muito importante ser implementado no escritório, juntamente de um sistema de ERP, já que os dados significam mais do que números e informações aleatórias em nosso cotidiano.
Por esse e outros motivos, os acessos e o controle dos mesmos é tão importante para um escritório e está completamente interligado a um sistema de ERP, que no caso do escritório, irá armazenar todos os dados e informações importantes.
Como utilizar o sistema ERP para os diferentes portes de escritórios?
Um sistema de ERP pode ser adotado e aplicado em diferentes portes de escritórios, como escritórios de porte médio, grande e até em escritórios de pequeno porte.
Na opção dos escritórios de grande porte, acreditamos e acrescentamos mecanismos de inteligência artificial e até mesmo o machine learning, que é uma forma de ensinar inteligência artificiais e computadores a exercer funções que os ajudem se assemelhar a pessoas humanas.
Além disso, em escritórios de grande porte, um machine learning é utilizado para identificar boas oportunidades de negócio e buscar e implementar melhorias no escritório.
A partir disso, podemos observar que são adotados diferentes recursos, tais como:
- Deep learning, que é como um aprendizado profundo que visa reprouzir o funcionamento dos neurônios para fornecer respostas;
- Smart data discovery, que é considerado o futuro do BI, visando o entendimento dos dados para gerar relatórios automáticos.
Em casos relacionados aos escritórios de médio porte, as mesmas tem grandes chances de se tornarem mais inteligentes com um sistema de ERP.
Esse tipo de avanço acontece por meio da automação com inteligências artificiais e análises preditivas, buscando com que os colaboradores atuam de maneira mais estratégica.
Ao mesmo tempo, em que os colaboradores atuam de maneira mais estratégica no escritório, por meio do ERP Jurídico em escritórios de pequeno porte, são obtidos insights valiosos que geram mais melhorias para experiências de usuários internos e externos.
Em casos de escritórios de pequeno porte, o sistema de gestão empresarial e compactação de informações acompanha o negócio em todo o seu crescimento, a partir de planos básicos e com menos funcionalidades, que ajudam com que o escritório não se perca demais no meio do caminho.
Além disso, implementar um ERP desde cedo, além de ajudar na adaptação com o sistema, ainda auxilia nas questões financeiras do escritório, já que por ser de pequeno porte, o seu capital de investimento será mais baixo do que as opções citadas acima.
Mas, apesar de ser classificado como plano básico, um ERP Jurídico para escritórios de pequeno porte, são oferecidos os recursos necessários para o bom andamento do escritório.
Visando o estado básico de um ERP Jurídico para escritórios de pequeno porte, você paga pelo que utilizar e evita desperdícios.
Conclusão
Um sistema de ERP é tão importante para um escritório, quanto qualquer outro sistema, ainda mais quando você deseja prezar pela colaboração entre seus funcionários, além de melhorar a organização das informações.
No marketing é comum vermos escritórios menores, assim como escritórios bem maiores, perdendo clientes por pequenos erros, como a desorganização, desvio de informações, ou até discordância entre setores, que dificultam o relacionamento com o cliente.
Porém, alguns problemas podem ser evitados com softwares como um ERP jurídico, que pode sim facilitar o dia a dia dos advogados, além da disseminação e implementação das informações no cotidiano dos profissionais.
Apesar de aparentar ser um sistema difícil de utilizar e implementar no escritório, a sua funcionalidade é muito importante em um escritório que visa seu crescimento no mercado.
Além disso, a melhora na produtividade dos colaboradores garante um resultado melhor para o escritório e o advogado.
Espero que tenha gostado do conteúdo, já que chegou até aqui. Caso tenha alguma dúvida, deixe um comentário! Nos vemos em breve.
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