De 13 funcionários no time de suporte para 2, economia de 85%

Principais resultados:

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Clientes atendidos
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Cidades, Atuação Nacional
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Interações automatizadas
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Sobre a empresa

Neste case não fomos autorizados a revelar o nome da empresa, apenas compartilhar detalhes sobre o projeto e características do segmento (varejo).

Devido às constantes notícias sobre a substituição da mão de obra humana por inteligência artificial, muitas empresas estão optando por manter essas informações em sigilo, a fim de evitar cancelamentos e outras formas de rejeição ou críticas públicas.

Alguns grandes grupos econômicos como Itaú Unibanco, Magazine Luiza, Mercado Livre, Nubank e Vale têm divulgado o uso de inteligência artificial em setores tradicionais para aumentar a eficiência e a competitividade, servindo como inspiração para que outras empresas também adotem essa tecnologia.

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Desafios

Neste projeto, o principal desafio é possibilitar que a empresa continue crescendo a operação sem escalar a necessidade de novas contratações.

O primeiro departamento da empresa impactado pela tecnologia foi a equipe de suporte ao aplicativo utilizado pelos consumidores. Nesse setor, 13 colaboradores eram responsáveis por responder a mais de 174.800 interações anuais, abrangendo desde dúvidas comuns, como alterações de dados cadastrais e ações no aplicativo, até questões relacionadas a pagamentos.

O principal desafio é preservar a eficiência e as taxas de resolução das interações humanas, utilizando uma equipe reduzida, deixando o time de retaguarda apenas para questões mais complexas nas quais a inteligência artificial ainda não está preparada para lidar.

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Prova de conceito (POC)

A primeira ação da prova de conceito foi identificar o pareto de dúvidas e solicitações, ou seja, os 80% que mais se repetem no volume de interações do time de suporte.

Feito o levantamento, treinamos um assistant (IA) utilizando fine tuning, possibilitando que a IA compreenda as formas de interagir, tom de voz e outras peculiaridades do negócio. Um detalhe interessante e comum em projetos com a mesma semelhança, é que a possibilidade de treinar um assistant (IA) não depende de grandes volumes de conversa, é possivel viabilizar modelos exportando 100 exemplos de conversas pelo whatsapp ou outros canais.

Obviamente, quanto maior o volume de dados, melhor será o desempenho do assistente de IA. No entanto, para iniciar os testes e continuar aprimorando, um pequeno número de conversas já pode servir como exemplo suficiente.

Ao implementar uma IA em nível de suporte, é crucial considerar diferentes estágios de evolução e maturidade do próprio negócio com a tecnologia. Exemplo desta prova de conceito (POC):

Suporte N1 – abrange questões mais simples, instruindo o usuário a fazer as próprias modificações quando necessárias.

Suporte N2 – neste segundo estágio, ao lidar com questões mais complexas que exigem ações específicas no software ou outras etapas do processo para resolver o problema do cliente, a IA capta a solicitação e reduz a ansiedade do cliente, estabelecendo um prazo (SLA) para que um membro da equipe de suporte intervenha.

Suporte N3 – simultaneamente aos aprendizados obtidos nos níveis anteriores, são realizadas integrações (APIs) com os diversos softwares necessários para o time de suporte, permitindo que a IA execute de forma mais eficaz as atividades antes realizadas por humanos.

Em todos os níveis de suporte, é fundamental que a IA esteja programada para envolver um humano após um volume rápido de interações sem sucesso; ou seja, ela possui sua própria ‘meta’ de resolução para que seu desempenho possa ser avaliado.

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Resultados

O primeiro resultado observado foi tempo médio que a IA levou para atender o cliente e auxiliá-lo a resolver sua  dúvida simples – 8 minutos. Uma curiosidade na utilização da IA para suporte, é que a interação acontece em ‘tempo real’ (a exemplo do telefone), ou seja, o cliente mantém a conversa aberta e o ‘foco’ no que está sendo orientado.

Com a atuação da IA nas dúvidas em nível de suporte N1 e N2, foi possível reduzir de 13 para 2 colaboradores, mantendo apenas as pessoas de melhor performance e senioridade da equipe.

Ao calcularmos o resultado financeiro, estima-se mais de R$ 726.000,00 de economia anual, revertendo diretamente na última linha da compania (lucratividade). 

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O que está por vir

Os resultados da POC surpreenderam a empresa ao manter a eficiência e possibilitar a economia em um setor considerado crítico na estratégia de crescimento, afinal, ‘suporte’ é considerado despesa, e raramente nas grandes companias está atrelado a geração de receita.

Como consequência, outras ações estão previstas para 2025 e impactarão diretamente outros setores da empresa, gerando mais eficiência e economia:

  • Implantação de Suporte N3
  • Aumento de interações – mais de 174.800
  • Utilização de IA em outros 5 setores
  • Volume de colaboradores da empresa – 185
  • Perspectiva de redução – 30%
  • 55 colaboradores ‘substituidos’ por IA
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Conclusão

Projetos como este representam o nosso DNA em estratégia e tecnologia. Gostamos de atuar 360º, executando desde uma simples landing page (front-end) até a fase mais delicada de desenvolvimento e automatizações dos softwares utilizados.

A vantagem das empresas que nos utilizam como um braço estratégico na validação de projetos de desenvolvimento, está principalmente no baixo custo para execução, na rapidez (já fizemos projetos complexos em 45 dias) mas, principalmente, pelo nosso know-how que nos possibilita atuar 360º nos projetos. 

Se o seu negócio não cresce por falta de tempo ou mão de obra qualificada, é hora de conhecer outras formas de acelerar seu crescimento, conte conosco!